Inventure u veleprodaji

Što su inventure?

Inventurom se smatra proces prebrojavanja robe na skladištu, utvrđivanje i dokumentiranje zatečene količine svake robe, te utvrđivanje odstupanja stvarno pronađene količine robe na skladištu od knjigovodstve količine. Cijeli ovaj proces, uvelike nam olakšavaju automatizirane procedure WIP dokumenta pod nazivom "Inventura". 

Terminologija

Da prvo riješimo terminologiju : 

• knjižna količina (ponegdje je zovu i kompjutorska količina) : to je količina robe koja se na dan inventure može pročitati iz knjigovodstvenih isprava. Ta se količina mora moći dokazati, odnosno ona mora biti rezultanta sume količina po ulazno-izlaznim dokumentima a koji su potpisani prilikom preuzimanja. U ovu svrhu, dokazivanja količine, može nam poslužiti "kartica artikala" jer su na njoj navedeni svi dokumenti sa količinama ulaza i izlaza.
• cijena proizvoda : je cijena proizvoda za jednu jedinicu mjere toga proizvoda
• vrijednost proizvoda : to je cijena prizvoda pomnožena sa količinom na dokumentu
• knjižna vrijednost : to je cijena proizvoda pomnožena sa knjižnom količinom. Ovu vrijednost često dijelimo na nabavnu vrijednost odnosno prodajnu vrijednost - u ovisnosti s kojom cijenom množimo - nabavnom ili prodajnom.
• inventurna količina : to je količina robe koja je pronađena na inventuri
• inventurna vrijednost : to je cijena proizvoda pomnožena sa inventurnom količinom. Ovu vrijednost često dijelimo na nabavnu vrijednost odnosno prodajnu vrijednost - u ovisnosti s kojom cijenom množimo - nabavnom ili prodajnom. 

Zadaća WIP inventure je da napravi dokument sa navedenim datumom inventure, u njega automatski upiše svu robu sa pripadajućim podatcima o količini te robe na dan inventure (ovo je bitno - na dan inventure) te podatcima o nabavnoj i prodajnoj vrijednosti te robe. Dodatno je bitno da nam - ako nakon punjenja robe u inventuru, prilikom čega se računa stanje robe na dan te inventure, izmjenimo neku primku, ili dodamo neki račun sa datumom manjim od datuma inventure - inventura osigura PONOVNO punjenje i preračun zatečene količine robe na dan inveture bez diranja već ručno upisanih inventurnih količina. Upravo to omogućuje WIP, da se "igrate" sa inventurom i dokumentima koji nose datum prije datuma inventure a sve bez utjecaja na ispravnost inventure koja je već u proceduri izrade.

WIP će dakle napuniti dokument inventure sa svim artiklima i pripadajućim knjižnim količinama i vrijednostima a zatim nam omogućiti da uz svaki artikal upišemo STVARNO pronađenu količinu robe na stanju. WIP će nakon toga izračunati inventurnu razliku te nam omogućiti razne izvještaje. 

Izvještaji koje može generirati WIP iz inventura

Izvještaji su :

• Komplet inventurna lista - prikazuje knjižno stanje, inventurno stanje i razliku stanja i to količina, nabavne cijene i nabavnoga iznosa
• Inventurna lista za upis količina - kada napunimo inventuru, možemo otprintati ovu listu i dati je djelatnicima da uz artikle na njoj upišu stvarne količine robe. (uz artikle se printa crta za ručni upis količina), a zatim se ta lista vrati na upis inventurnoga stanja u WIP dokument inventure
• Minus količine kompjutorskoga stanja - sa kompletnim podatcima koji se nalaze i na "Komplet inventurnoj listi" ALI su u listi SAMO artikli koji su po kompjutorkome stanju u minusu - dakle razduženo ih je više nego ih je zaduženo. Ovo nam daje informaciju o artiklima koje trebamo dodatno proanalizirati - najčešće pomoću kartice artikala.
• Plus količine kompjutorskoga stanja - sa kompletnim podatcima koji se nalaze i na "Komplet inventurnoj listi" ALI su u listi SAMO artikli koji su po kompjutorkome stanju u plusu. Ovo je korisno kada netko svjesno ne zadužuje neki proizvod, a hoće da takve artikle izuzme iz inventurnih lista
• Inventurna lista (Narodne novine) - ovo lista kakvu zahtjeva inspekcija. To je jednostavni popis robe sa pripadajućim vrijednostima. Na ovoj se listi ne prikazuje inventurna razlika, nego samo popisane količine i vrijednosti
• Manjak na inventuri -  sa kompletnim podatcima koji se nalaze i na "Komplet inventurnoj listi" ALI su u listi prikazani SAMO artikli kojih je manjak na stanju. Dakle razlika između knjižnoga (kompjutorskoga) stanja i inventurnoga (stvarno pronađenoga) stanja je pozitivna. Dakle kompjutor kaže da nečega treba imati 120 a mi smo pronašli 119. To je manjak od 120-119=+1. Dakle, inventurna razlika je pozitivna.
• Višak na inventuri - sa kompletnim podatcima koji se nalaze i na "Komplet inventurnoj listi" ALI su u listi prikazani SAMO artikli kojih je višak na stanju. Dakle razlika između knjižnoga (kompjutorskoga) stanja i inventurnoga (stvarno pronađenoga) stanja je negativna. Dakle kompjutor kaže da nečega treba imati 119 a mi smo pronašli 120. To je manjak od 119-120=-1. Dakle, inventurna razlika je negativna.
• Komplet inv. lista sa prodajnim vrijednostima - u veleprodaji su bitne samo nabavne vrijednosti bez poreza. zato što su prodajne vrijednosti na veleprodajnom skladištu nebitne, odnosno one su samo PLANSKE. Stoga što jednu robu možemo prodajti jednom kupcu po jednoj cijeni, drugom damo malo veći rabat i prodamo mu je po drugoj cijeni. Dakle, cijena koja stoji u nekom cjeniku ili je vezana za trenutno postojeći lager, uopće nije točna - ona je tek planska. Međutim neke tvrtke ipak žele podatak o prodajnim vrijednostima po inventuri. Mi smo im to ovim izvještajem omogućili.
  Ovdje se množe inventurne i knjižne količine, kao i inventurne razlike količina - sa trenutnom prodajnom cijenom iz cjenika toga skladišta na kojemu se radi inventura.

 Odobrenje inventure

 WIP inventura se može napraviti, svi se izvještaji mogu pregledavati i tiskati (printati) i bez da je inventura "odobrena". Ali tek po odobrenju inventure, inventura djeluje na naše skladište. Odobrenje je dakle Vaša naredba da se inventura proknjiži, da se inventurne razlike upišu u kartice artikala i time da novo stanje skladišta postane ono koje ste unijeli kao novo inventurno stanje.
Zato, ako je to potrebno, na kraju se inventura i odobrava.

Nakon odobrenja inventure, WIP VAm više po njoj ništa neće dati dirati. Da bi promijenili nešto na toj inventuri, istu morate stornirati (pogledajte slijedeći naslov)

Storniranje inventure 

Storniranje inventure poništava njeno odobrenje. Ništa drugo. Svi podatci stornirane inventure su i dalje tu, ali je ta inventura povučena iz svih ostalih knjiga : kartica artikala, skladišta itd. Dakle, sve ono što je prouzročilo odobrenje inventure, storniranje iste vraća natrag.

napomena : Opcija storniranja može potrajati i nekoliko minuta a sve ovisi koliko imate artikala i prometa u bazi podatka koji se moraju obraditi. Zato ovu opciju, budući da može raditi na ogromnom setu podataka, pokrećite kada je opterećenje na Vašoj mreži minimalno.

Dodatne mogućnosti WIP inventura

WIP u inventurama ima mogućnost baratati i ScanPal uređajem. 

• 
•  

ScanPal je samostalan uređaj koji u sebi ima ugrađen laserski ili ccd barkod čitač i mali ekran, a dodatno se kod nas za njega može kupiti i  WIP programski modul za ScanPal. Ovaj uređaj iz WIPa prihvaća kompletnu bazu artikala. Zatim sa njim možete hodati po skladištu i skenirati artikle, pri čemu on na svom ekranu pokaže naziv artikla, jedinicu mjere i cijenu te Vas pita za upis količine.

To znači da sa njim u stvari radite "prikupljanje podataka" i to podataka o barkodu artikla i pripadajućoj količini. 

Kada tako "napunite" ScanPal, možete ga "isprazniti" u WIP inventuru, prilikom čega će WIP napuniti inventurne količine i izračunati razliku. Prednost je ta što sa njim možete isti artikl i više puta skanirati, znači samo idete i "trošite" police u skladištu.

 

Napomena : i neki ostali WIP dokumenti imaju mogućnost prihvaćanja podataka sa ScanPal uređaja

Slike ekrana iz dokumenta inventura

• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
• Title Title
•