Kako iz WIPa poslati dokument putem e-pošte?

Možda niste znali ali WIP ima mogućnost pretvaranja svih svojih izvještaja u, masovno rasprostranjen - PDF format zapisa datoteke.  

Što je to PDF?

PDF (kratica od Portable Document Format) je u stvari način zapisa dokumenata u datoteku a u formatu koji je pogodan za distribuiranje putem Interneta ili ostalih medija (sticka, CDa itd.)

PDF dokumenti više nisu ovisni o WIP poslovnom sustavu i mogu se čitati i printati na računalima koja nemaju instalirani WIP poslovni sustav.  To znači da kada WIP napravi npr. račun i kada taj račun pretvorimo u PDF, tim  PDF dokumentom, odnosno računom, možemo manipulirati neovisno od WIPa. Taj se dokument može nekome poslati e-poštom a korisnik koji ga primi može ga otvoriti s besplatnim programom za čitanje PDF dokumenata (tzv. 'PDF reader' (PDF čitač)).

Instalacija "PDF readera" (čitača)

"PDF reader" je program za čitanje PDF datoteka. Budući da je PDF masovno rasprostranjen format, velika većina računala već ima instaliran "PDF reader" (PDF čitač datoteka) , a oni koji ga nemaju, mogu ga slobodno preuzeti s Interneta i instalirati na svoje računalo.

Instalacija "PDF writera" (kreatora PDFa)

Da bi WIP kreirao dokument u PDFu, na računalu na kojemu je i WIP moramo instalirati 'PDW writer'.

Za razliku od gore opisanoga PDF Readera - koji samo čita već gotove PDF dokumente -  'PDF Writer' je program sposoban NAPRAVITI novi PDF dokument.

Mi, za tu svrhu, koristimo besplatan programčić pod nazivom 'Cute PDF'. CutePDF je program koji se instalira na Vaše računalo u obliku printera pod nazivom 'CutePDF Writer'.

To znači da bilo koji program koji može printati, odnosno poslati neki svoj izvještaj na printer, može poslati isti taj izvještaj i na 'PDF printer' pri čemu se taj izvještaj u stvari printa u novu PDF datoteku.

Prilikom printanja na 'CutePDF Writer' printer, pojaviti će nam se prozor u kojem nas taj program traži da odredimo putanju (eng. path - a radi se o mjestu (lokaciji) na Vašem tvrdom disku) i naziv PDF datoteke koju upravo kreiramo tim printanjem. Identično kao da iz nekog tekst procesora (npr. Worda) spremamo datoteku na disk.

Upute počinjemo od samih početaka, od preuzimanja programa za instalaciju cutePDFa s Interneta, instalacije 'CutePDF Writera' preko podešavanja WIP poslovnog sustava pa sve do generiranja WIP izvještaja (u našem primjeru WIP ponude) u PDF format i slanja istoga putem e-maila i to na dva načina, pomoću dva različita e-mail klijent programa za slanje e-maila.

Napomene za ovaj tekst :

1. tekst opisa slike je uvijek ISPOD slike
2. brojevi na strelicama su u tekstu označeni brojem u zagradi - ovako - (2).

Preuzimanje i instalacija programa za PDF

Program 'cutePDF' preuzmite ovdje : www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp

 Dolaskom na stranicu za preuzimanje cutePDFa, vidjeti ćete sadržaj kao na slici gore. Kliknite na 'Free Download' označen strelicom, čime ćete započeti proces preuzimanja instalacijskog programa za CutePDF.

 Kliknite na 'Save', kako bi program preuzeli i spremili na disk svog lokalnog računala.

 Prilikom spremanja programa kojega upravo preuzimamo s Interneta, Winowsi će nam omogućiti da odaberemo mjesto (putanju) (na gornjoj slici označeno s brojem 1) zatim naziv datoteke (koja je već ponuđena) (2) te na kraju i započnemo preuzimanje tipkom 'Save' (3).

Mi smo program spremili na Desktop našeg računala (odabrali smo takvu lokaciju (putanju) iz prethodne slike), pa je isti odmah vidljiv na našem desktopu (radnoj pozadini Windowsa) pod nazivom 'CuteWriter'.

Sada pokrenimo preuzeti program dvostrukim klikom na ikonu 'CuteWriter'
 

Windowsi će možda zatražiti potvrdu pokretanja pa ćemo pokretanje i potvrditi klikom na Run ili 'Alow' u Windows 7 ili Vista.

Nakon nekoliko trenutaka, pokrenuti program za instalaciju će otvoriti ovakav prozor u kojemu kliknimo na 'Next' (engl. Dalje).

Ovdje nas program za instalaciju traži da pročitamo i potvrdimo Licenčni Ugovor, pa moramo označiti da se slažemo s istim (1) a potom i 'Next' (2) kako bi nastavili dalje s instalacijom.

Ovdje budite pažljivi !!!!
Redom kako sam označio na gornjoj slici, ISKLJUČITE sve kvačice. Ovdje Vam se, skoro na prevaru, pokušava namamiti da instalirate i neke dodatne programe koji nisu potrebni za CutePDF Writer. Uvijek budite oprezni kod ovakvih instalacija jer se često pokušava doinstalirati neki dodatni program. Ovo vjerovatno pruža dodatnu zaradu programeru koji je napravio CutePDF pa mu nećemo zamjeriti jer nam je ipak korištenje cutePDFa ustupio besplatno.
 

Potvrdite 'Spremnost za instalaciju' tipkom 'Install'.

Pričekajmo da se potrebne datoteke instaliraju na naše računalo.

 

Program za kreiranje PDFa je baziran na besplatnom PS2PDF converteru koji u stvari obavlja samu konverziju printanog dokumenta u PDF format. CutePDF je 'samo' sve upogonio u kompletu. Dakle, cutePDF instalacija nas ovdje traži dozvolu da program za instalaciju pođe na Internet i dohvati novu verziju 'PS2PDF' konvertera što mu i omogućite klikom na
Yes.

Instalacija sada preuzima 'PS2PDF'. Pričekajte da se proces dovrši a za to vrijeme ne prekidajte Internet konekciju - ako je imate običaj prekidati. (niste na ADSL Internet vezi).

Pozavršetku preuzimanja 'PS2PDF' pokreće se i tzv. batch procedura koja podešava i instalira 'PS2PDF' a to izgleda kao na slici.

Ovo je završni ekran instalacije. Instalacija dakle ovdje otvara WEB dokument s diska na kojem daje kratke upute za korištenje cutePDFa. Slobodno pručite - nije komplicirano.

 
Pregled instaliranog PDF printera

Sada možemo (ali i ne moramo) pogledati što je to učinila instalacija cutePDF printera.

Pođite u 'Printers and faxes' (u Windows7 se to zove "Devices and Printers) ...

... i tu ćete vidjeti 'CutePDF Writer' printer driver. Na njega printajte iz bilo kojeg programa, kako bi kreirali taj isprint u PDF dokument.

Krenimo sada pogledati kako je potrebno podesiti WIP.

Podešavanje WIP centralnog sustava

WIP , inicijalno (po defaultu), nakon otvaranja izvještaja i pritiska na tipku sa sličicom printera, printa na default printer. Default printer je onaj koji je u Windowsima, u 'Printer and faxes'  označen kvačicom (pogledajte gornju, prethodnu sliku - tamo je default printer 'Samsung CLP 500 series').

Međutim, mi sada, svaki puta kada kreiramo neki izvještaj iz WIPa, želimo odabrati gdje ćemo printati taj izvještaj - na stvarni printer ili na cutePDF printer !!!

Da bi nam WIP omogućio taj izbor moramo u njemu uključiti opciju 'Izbor printera nakon pregleda grafičkog zvještaja'.

Evo kako :
 

Na stranici broj 2 (1), u polje koje smo označili brojem 2 (2), upišite broj 1. Ako je u ovom polju 0 WIP nakon pregleda izvještaja NEĆE otvarati printer dijalog a nama to ne odgovara. Zato u opisano polje upišitebroj 1.

Probno tiskanje WIP izvještaja (u našem slučaju ponude)

Sada možemo probati generirati neki izvještaj. Mi ćemo generirati jednu ponudu.

Evo pregleda grafičkog izvještaja. Sada NEĆEMO printati tako da pritisnemo sličicu s oznakom printera, nego ćemu jednostavno izaći iz izvještaja tipkom ESC a nakon čega će nam se otvoriti printer dijaloški prozor - slika dole.

U ovom dijloškom prozoru možemo izabrati printer na koji želimo printati (1) kao i ostale opcije : (2) - Printanje svih stranica, (3)-Izbor stranica za printanje, pri čemu ćemo odabrati i raspon stranica (4) i (5). Tu možemo odabrati i Broj kopija ('Number of copies:'), te na kraju (7) odustati tipkom Cancel ili Printati pod odabranim uvjetima tipkom 'OK' (6).

Ako smo odabrali printanje na 'CutePDF Writer' printer, naša ponuda se neće fizički printati na printer nego će se ta ponuda pretvoriti u PDF i to na mjesto i s imenom kojeg možemo odbrati u prozoru koji će se automatski otvoriti nakon što se kreira PDF. Taj je prozor prikazan na slici gore.

Sada možemo našu ponudu spremiti na odabrano mjesto, pod odabranim imenom.

Mi ćemo je spremiti pod imenom 'Moja faktura u PDFu' i to na folder TEST 
(sada vidim da nije faktura nego ponuda - ali nije niti bitno - shvatili ste poantu).

Slanje generiranog dokumenta pomoću lokalne e-mail aplikacije

Ako sada pronađemo folder gdje smo spremili naš PDF file, vidjeti ćemo da je to PDF datoteka s imenom kojim smo ga i dali prilikom spremanja.

Mi smo datoteku spremili na C: disk i to na folder '\RobnoXanadu\Pdf\TEST'.

Ako sada, dvostruko kliknemo na predmetni PDF file (2), isti će se otvoriti u programu koji je u Windowsima asociran s PDF dokumentima slika dole. (acocijacija programa na PDF datoteke se samopodešava a po instalaciji PDF Readera - čitača PDF dokumenata -- prisjetite se početka ovog članka).

Ovako izgleda otvorena ponuda u PDF Readeru, programu za čitanje PDF dokumenata. U ovom programu postoji i direktna opcija za slanje trenutnog dokumenta kao mail priloga. Opcija je prikazana na gornjoj slici - 'Attach to email...' (1)

Kada pošaljemo mail, opcijom 'Attach to Email..', Windowsi će otvoriti 'default' program za slanje mailova - u mojem je slučaju to Officeov Outlook a kod Vas to može biti neki drugi 'mail client' program. Ono što je bitno ovdje reći je to da je u dijaloškom prozoru naš dokument automatski postavljen kao 'prilog' i potrebno je samo odrediti kome se šalje mail, dodatni tekst poruke itd.

Slanje generiranog dokumenta gMail aplikacijom

Danas često koristimo i gmail za slanje naših e-mailova. Ja sam u ovom trenutku kompletno počeo koristiti gmail kao 'mail client' program. Ljudi često gmail program poistovjećuju SAMO s gmail mailovima ali to nije ispravno jer gmail aplikacija istovremeno može čitati i u njihovo ime slati i druge e-mail korisničke račune. Ja tako ovom aplikacijom i primam i šaljem kako gmail mailove, tako i sve ostale svoje e-mailove (npr. mladenATxanadu.hr).  Velika prednost gmaila je ta što iste mailove čitam sa bilo kojeg računala, ne treba podešavati računalo za primanje mailova nego se podešava samo aplikacija - koja je WEB apliakcija - dakle nije instalirana na računalo na kojemu se izvršava.

Iz navedenih razloga ću ovdje, za one koji se nisu susretali, kratko objasniti  i slanje emaila putem gmail web programa.

Osnovna razlika je u tome što za slanje e-mail putem gmail aplikacije, PDF prvo moramo spremiti na neko mjesto na disku a potom ga 'ručno' dodati u gmail prozor za slanje e-maila.
(Iako sam krajičkom oka prije nekoliko dana zapazio da je i google izdao malu desktop aplikaciju koja omogućuje da je gmail aplikacija isto tako 'default mail client' a što bi onda omogućilo da se šalje automatski iz PDF reader opcijom 'Attach to Email...'. Googlova aplikacija koja to omogućuje se zove 'Gmail notifier' i možete je preuzeti ovdje u vrijeme ovog pisanja ista je u beta fazi.)

Slike govore više od riječi - evo ih.

Eto. Kada mi to instaliramo, izgleda trivijalno a kada krenete objašnjavati, dobijemo ovako jedan opsežniji dokument.

Uživajte.